Prosedur Pengurusan

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Setiap badan usaha tentu menginginkan administrasi surat menyurat yang rapi agar memudahkan serta memperlancar kegiatannya. Kelancaran surat-menyurat ini terutama bermanfaat untuk memperlancar interaksi dengan para kolega atau relasi yang dimiliki.

Salah satu cara dalam memudahkan pengurusan surat masuk adalah dengan sistem kartu kendali. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan, dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Keuntungan menggunakan kartu kendali:

a.       Lebih efisien

b.      Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembar pengantarnya berbeda

c.       Menghilangkan pencatatan yang berulang

d.      Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses

e.       Memudahkan penyusunan arsip

f.       Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Dalam kartu kendali terdapat 3 jenis warna kartu kendali yang digunakan, yaitu :

1.      Kartu Kendali Putih (P)

Kartu kendali Warna putih digunakan sebagai arsip atau alat kontrol dan tetap dipegang oleh pengarah surat.

2.      Kartu Kendali Kuning (K)

Kartu kendali kuning diparaf sebagai bukti surat sudah diterima dan diserahkan kembali pada penata arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih diproses.

3.      Kartu Kendali Merah (M)

Kartu kendali warna merah oleh pengarah surat diparaf, sebagai bukti surat sudah diterima.

Berikut ini adalah contoh bentuk kartu kendali, serta petunjuk dalam pengisian kartu kendali.

Petunjuk pengisian kartu kendali

1.    Pada Kolom M/K

Jika surat masuk  maka lingkari M

Jika surat keluar maka lingkari  K

2.    Indeks   : Isikan permasalahan surat sesuai dengan daftar klasifikasi

Misal     : Penawaran keperluan kantor/penawaran

Kode     : Isikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi.

Misal     : Penawaran keperluan kantor, kode 216

3.    No Urut

Isikan sesuai dengan no urut surat keluar atau surat masuk (urutan harus sesuai dengan nomor urut agenda surat masuk).

4.    Perihal

Isikan hal yang tertera pada surat.

5.    Isi Ringkas         

Isikan isi ringkasan surat, ringkas dan lengkap.

6.    Dari/ Kepada 

Jika surat masuk coret Kepada, Jika surat Keluar coret  Dari.

7.    Pengolah         

Kalau surat masuk, disesuaikan dengan lembar disposisi atas instruksi pimpinan surat keluar, sesuai dengan permasalahan surat.

8.    Tanggal surat        

Lihat tanggal yang tertera pada surat.

9.    Lampiran               

Isikan sesuai dengan lampiran surat, jika ada .

Misal : 1 lembar  Isikan 1 lembar.

Catatan Isikan kalau ada catatan.