Pengertian dan Nilai Guna Arsip

Kali ini saya akanmempublikasikan tentang pengertian, peranan, fungsi dan nilai guna arsip. Inilah penjelasan selengkapnya

A. PENGERTIAN ARSIP

The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Adapun warkat (record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat maupun diterima oleh lembaga pemerintahan swasta maupun perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip. Surat atau warkat, baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.    Merupakan kumpulan warkat.

2.    Mempunyai nilai guna

3.    Disimpan menurut sistem tertentu

4.    Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

B.     PERANAN, FUNGSI DAN NILAI GUNA ARSIP
Adapun peranan dari arsip, antara lain sebagai berikut:

1.      Sebagai sumber ingatan

2.      Sebagai sumber informasi

3.      Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi

4.      Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan

5.      Sebagai sumber bahan pengawasan

6.      Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi

Fungsi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut

1.     Arsip dinamis

Diartikan sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara

2.     Arsip statis

Diartikan sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

Sampai disini dulu penjelasan dari saya, semoga bermanfaat. Terima Kasih.