Sistem Kearsipan

"SISTEM KEARSIPAN"

Sistem Kearsipan

Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

• Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

•  Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan

pokok soal/masalah

• Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,

seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

•  Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan

kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

•  Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan

tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau

sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26