Tata Ruang Kantor

Pengertian Tata Ruang Kantor

Perumusan kantor menurut Denyer (Moekijat, 1997:16) adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.  Sedangkan menurut Atmosudijiro  (Moekijat, 1997:16) Kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staff, personil, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Dalam suatu peraturan perundangan Negara Inggris (office, Shops and Railways Premises act, 1963) (Moekijat,1997: 118) yaitu : 

Kantor didefinisikan sebagai suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung, yang pemakaian utama atau satu-satunya adalah sebagai suatu kantor atau untuk tujuan-tujuan perkantoran. Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk organisasi. 

 

Tujuan  dari penataan tata ruang kantor 

Tujuan dari penataan ruang kantor adalah  sebagai berikut : 

• Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi kerja 
• Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang sehingga timbul kepuasan kerja para karyawan. 
• Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staff yang sedang bekerja. 
• Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja 
• Menghindari diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan yang lainnya. 
• Mempergunakan segenap ruangan dengan baik, sehingga setiap meter persegi sudut atau tengah ruangan dapat dimanfaatkan untuk berbagai aktifitas pekerjaan kantor. 
• Memisahkan pekerjaan yang menimbulkan keributan dengan pekerjaan yang membutuhkan ketenangan. 
• Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi ataupun tamu yang datang. 
• Pelaksanaan kerja dapat menempuh jarak terpendek. 

Asas-asas Tata Ruang Kantor

Dalam menyusun tata ruang harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang, adapun azas-azas penataan ruang kantor yang baik  menurut Muther (Sedarmayanti, 2001:126) antara lain : 

• Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. 
• Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan . 
• Azas penggunaan segenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah. 
• Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut. 

Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor

Selain  dari azas-azas yang telah disebutkan diatas penataan ruang kantor juga harus memperhatikan prinsip-prinsip tata  ruang. Prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah sebagai berikut : 

• Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus, sedapatnya dalam garis lurus. 
• Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berpindah dari satu tempat ke tempat lain. 
• Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan menyampaikan surat-surat dalam jarang yang terpendek. 
• Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. 
• Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan. 
• Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang menghadap sumber cahaya. 
• Kesatuan yang banyak berhubungan dengan pihak luar harus ditempatkan dibagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain. 
• Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan kegaduhan, sebaiknya ditempatkan di dekat jendela dan dijauhkan dari bagian yang membutuhkan ketenangan. 
• Sebaiknya satuan arsip berada pada dinding atau susunan tangga yang mudah dijangkau.