Filing Cabinet

Pengertian Filing Kabinet

a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan perhitungan,grafik, data, ataupun informasi  lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan

b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan.

c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang     dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari

Inilah gambar lemari filing cabinet :

Sistem Kearsipan

"SISTEM KEARSIPAN"

Sistem Kearsipan

Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

• Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

•  Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan

pokok soal/masalah

• Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,

seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

•  Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan

kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

•  Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan

tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau

sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

Asas-asas Kearsipan

ASAS- ASAS DALAM KEARSIPAN, yaitu :

a. Asas Sentralisasi

Secara  umum  asas  yang  digunakan  oerganisasi  adalah  asas  sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara  terpusat  (sentral).  Asas  ini  disebut  juga  asas  satu pintu  atau  one door/gate  policy. Dengan  asas  sentralisasi  ini  akan  lebih  mudah  dalam pengendalian dan penelusurannya,  karena  pencatatan,  penyampaian,  dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

1. Penerimaan  dan  pengiriman  surat,  penggolongan,  pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
2. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
3. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan  melihat  kondisi  seperti  ini  maka  asas  sentralisasi  sesuai  untuk organisasi  yang  lingkup kerjanya  berada  dalam  satu  gedung  atau  satu  atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

b. Asas Desentralisasi

Adalah  kegiatan  pengelolahan  surat  baik  surat  masuk  maupun  keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit  kerja  bertanggung  jawab  dalam melakukan penerimaan  surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam  asas  ini  bagi  organisasi  yang  unitnya terpencar  atau mempunyai kantor  perwakilan  atau  kantor cabang  pada  beberapa  tempat  akan  lebih mudah  dan  efisien  jika  dilakukan  secara desentralisasi dimana  masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan  sistem  dan  prosedur serta  sarana  pencatatan  yang  standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

1. Pengolongan,  pengarahan  dan  pengendalian  surat  dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.
2. Fungsi  dan  wewenang  unit  kearsipan terbatas  pada  pengelolaan  dan penyimpanan arsip inaktif.
3. Setiap  unit  pengelola  mempunyai  sarana  pencatatan  surat  masing-masing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih  cepat  dan  surat  tersebut manjadi  lebih  cepat  diproses  dan ditindaklanjuti.  Tetapi  sebaliknya  asas  ini  juga  mempunyai kelemahannya yaitu  kemungkinan  terjadinya  ketidakseragaman  sistem  dan  prosedur pengendalian  dan pencatatan  surat  di  samping  tentu  saja  kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

c. Asas Gabungan

Adalah  asas  kombinasi  antara  sentralisasi  dan  desentralisasi  dalam  arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang  dilakukan  oleh  unit  kearsipan  dan  desentralisasi dalam pelaksanaannya. 

Asas  ini  terutama  dilakukan  oleh  organisasinya  yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan  dari kedua asas di atas.

Pengertian Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah mengumpulkan data dengan cara mengalir atau mengambil data-data dari catatan, dokumentasi, administrasi yang sesuai dengan masalah yang diteliti. Dalam hal ini dokumentasi diperoleh melalui dokumen-dokumen atau arsip-arsip dari lembaga yang di teliti.
> Menurut ensiklopedia,  " dokumentasi berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis/tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.

Peranan Dokumentasi :

1. Memberikan pelayanaan dalam bidang dokumentasi

2. menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

3. menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah di bidang dokumentasi

4. mengembangkan sistem pengolahan dokumen

menerbitkan dan mengembangkan katalog per ilmu pengetahuan.

Pengertian dan Nilai Guna Arsip

Kali ini saya akanmempublikasikan tentang pengertian, peranan, fungsi dan nilai guna arsip. Inilah penjelasan selengkapnya

A. PENGERTIAN ARSIP

The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Adapun warkat (record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat maupun diterima oleh lembaga pemerintahan swasta maupun perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip. Surat atau warkat, baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.    Merupakan kumpulan warkat.

2.    Mempunyai nilai guna

3.    Disimpan menurut sistem tertentu

4.    Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

B.     PERANAN, FUNGSI DAN NILAI GUNA ARSIP
Adapun peranan dari arsip, antara lain sebagai berikut:

1.      Sebagai sumber ingatan

2.      Sebagai sumber informasi

3.      Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi

4.      Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan

5.      Sebagai sumber bahan pengawasan

6.      Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi

Fungsi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut

1.     Arsip dinamis

Diartikan sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara

2.     Arsip statis

Diartikan sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

Sampai disini dulu penjelasan dari saya, semoga bermanfaat. Terima Kasih.

Biografi Mu'ammar ZA

Biografi Muammar ZA

H. Muammar Zainal Asyikini (Muammar za) lahir di Pemalang pada 14 Juni 1954. Dia adalah seorang hafidz (penghafal Al-Qur'an) dan qari (pelantun Al-Qur'an) asal Indonesia yang dikenal luas dalam skala nasional bahkan internasional.
Ia adalah anak ketujuh dari sepuluh bersaudara (hanya sembilan yang mencapai dewasa) anak dari pasangan H. Zainal Asyikin dan Hj. Mu'minatul Afifah, yang juga tokoh agama di desanya.
Dia memang mengenal qiraat dari sejak kecil, waktu kecil ia bersama teman temannya belajar qiraat pada teman yg lebih tua, sisanya beliau juga kerajinan terhadap qiraat belajar serius pada kakanya Masykuri ZA
Tahun 1962 Beliau menjuarai mtq tingkat kabupaten pemalang untuuk tingkat anak anak mewakili sd nya.
Sekitar tahun 1960 an suara dan lagu beliau memang sudah kelihatan bagus ,meski hapalan suratnya terbatas beliau juga sudah mulai di undang ke acara pengajian atau nikahan desanya . Dan lucunya ayat yg di bacakannya itu itu saja ,ketika kakanya pulang dari persantren barulah ayat dan lagunya bertambah.
Selepas sd muammar sempat nyantri Kaliwungu, Kendal, sebelum melanjutkan ke PGA di Yogyakarta. Selesai PGA, ia sempat juga belajar di IAIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta. Di Kota Gudeg, ia melanjutkan kiprahnya di bidang seni baca Al-Quran. Muammar mengikuti MTQ tingkat Provinsi DIY yang diadakan oleh Radio Suara Jokja tahun 1967. Ia berhasil menyabet juara pertama untuk tingkat remaja. Tahun-tahun berikutnya, Muammar ikut lagi dan kembali juara. Tahun itu juga, ia mewakili DIY ikut MTQ tingkat nasional di Senayan tingkat remaja, namun ia belum meraih juara. Sejak itu, Muammar menjadi langganan tetap kontingen DIY di MTQ Nasional, tahun 1972, 1973, dan seterusnya. Tahun 1979, ia bahkan terpilih menjadi anggota kontingen Indonesia di sebuah haflah, semacam MTQ internasional, yang diselenggarakan di Mekah. Gelar juara nasional pertama kali diraihnya di MTQ Banda Aceh tahun 1981. Kali ini ia mewakili DKI Jakarta. Muammar yang saat itu tengah belajar di Perguruan Tinggi Ilmu Al-Quran (PTIQ), Ciputat, mendapatkan hadiah sebuah televisi. Pemerintah Provinsi DKI sendiri kemudian memberi tambahan bonus hadiah, ibadah haj
H. Muammar ZA. menikah dengan Syarifah Nadiya, seorang wanita asal Aceh. Dari hasil pernikahannya pada tahun 1984 tersebut, pasangan H. Muammar ZA. dan Syarifah Nadiya dikaruniai seorang putri dan empat putra, mereka adalah Lia Farah Diza, Ahmad Syauqi Al Banna, Husnul Adib Al Fasyi, Rayhan Al Bazzy, dan si bungsu Ammar Luaiyan Ad Daany .
Semenjak 2002 ia mendirikan Pesantren Ummul Qura di Cipondoh, Tangerang, salah satunya adalah untuk mewujudkan cita-citanya mencetak qari dan qariah berkualitas internasional. Dedikasinya yang tinggi sebagai qori' membuatnya pernah menembus tebalnya hutan Kalimantan, lembah di Jawa Barat, hingga ke istana Sultan Brunei dan bahkan diizinkan masuk ke kabah.
Dan salah satu yang melegenda adalah rekaman pembacaan (tilawah) Qur’an secara duet yang dilakukannya bersama dengan H. Chumaidi yang hingga sekarang amat populer dan dianggap sebagai terobosan dalam cara presentasi tilawah.

Ini foto Muammar ZA dengan sang istri

Beliau juga pernah diundang di Pondok Pesantren Bani Fu'ad Syihabuddin dimana Pondok BFS sekaligus TPQ itu tempat saya menimba ilmu agama (ngaji) dari saya belum bisa baca Al-qur'an sampai saya bisa membaca Al-qur'an. Pondok Pesantren Bani Fu'ad Syihabuddin terletak di Jl.Asparagus Rt.02/Rw.04 Slatri Gembyang,Wanarejan Utara, Pemalang, Jawa Tengah, Indonesia.

Ini foto waktu beliau waktu di Pondok Pesantren Bani Fuad Syihabuddin 

Cukup sekian informasi dari saya mengenai Biografi Muammar ZA. Semoga bermanfaat dan terima kasih. :)

RECORD

MATERI KEARSIPAN KELAS X ADMINISTRASI PERKANTORAN

Kali ini saya akan menyampaikan materi Kearsipan tentang "RECORD".

A. Pengertian Record

     Record adalah setiap lembaran yang berisi keterangan-keterangan atau data.

> Menurut sifatnya, record terbagi menjadi :

1. Record Nonesensial

    yaitu record yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan masalah-masalah yang penting.

2. Record Yang diperlukan

    yaitu record yang mempunyai arti untuk menentukan suatu kebijakan (policy)

3. Record Yang Penting

    yaitu record yang banyak berhubungan dengan masalah-masalahyang akan datang serta dapat digunakan dalam penentuan suatu kebijakan, perencanaan, dan pengawasan sehingga record tersebut perlu diolahdan disimpan dalam waktu yang cukup lama.

4. Record Vital

    yaitu record yang mempunyai nilai dokumentasi atau record yang mempunyai kegunaan sebagai pengingat sesuatu yang penting/sejarah.

> Menurut subjeknya, record pula terbagi menjadi :